Un estudio conceptual de Webtrix de una plataforma de RR. HH. adaptada a cada rol para empleadores medianos: selección, incorporación y evaluaciones en un solo lugar.
Tipo
Estudio conceptual (producto ficticio)
Duración
8 semanas
Herramientas
Figma, Maze, Notion
Equipo
Estudio de diseño de Webtrix
Contexto de mercado
PulseHR es una plataforma ficticia de RR. HH. para empleadores medianos. El cliente imaginado es un equipo de RR. HH. que gestiona selección, expedientes de empleados, evaluaciones y colaboración de equipo en herramientas separadas, hojas de cálculo y grupos de chat, en un entorno donde el francés y el árabe se usan a diario.
El estudio pregunta cómo sería una plataforma unificada y adaptada a cada rol: una que reduzca la fricción operativa que sienten a diario los responsables de RR. HH. y que se entienda sin manual.
3
Roles de usuario considerados
5
Recorridos principales mapeados
34
Pantallas clave diseñadas
Por qué el software de RR. HH. resulta pesado
Las plataformas de RR. HH. suelen construirse módulo a módulo, lo que deja una navegación profundamente anidada, una presentación de datos incoherente y un flujo de selección con demasiados pasos. Cuando el software es pesado, los equipos de RR. HH. vuelven a las hojas de cálculo y a herramientas de terceros. Estos son los problemas de partida que asumimos, habituales en la categoría, y frente a los que diseñamos.
- Tareas que la plataforma debería cubrir acaban en hojas de cálculo y grupos de chat
- Una sola acción sobre un candidato abarca varias pantallas
- El personal nuevo de RR. HH. necesita mucha formación antes de poder usar la plataforma
- La experiencia móvil no permite completar una tarea de principio a fin
- La navegación sigue los módulos del proveedor en lugar del trabajo del usuario
Qué examinamos
Un estudio documental de cuatro semanas: revisión de siete plataformas de RR. HH., notas de flujo de trabajo sobre cómo un equipo de RR. HH. gestiona un proceso de selección, la incorporación y un ciclo de evaluación, y un mapa escrito de quién necesita ver qué.
7
Plataformas de RR. HH. revisadas
3
Roles de usuario analizados
5
Flujos de trabajo mapeados
Lo que reveló la revisión
- Gran parte del día de un responsable de RR. HH. es introducción repetitiva de datos que el software podría absorber
- El módulo de selección es donde más pantallas se gastan por acción
- Los ciclos de evaluación del desempeño son el momento de mayor demanda de soporte en todas las herramientas de RR. HH.
- Las acciones masivas sobre expedientes de empleados se desean y suelen estar enterradas en los menús
- Los sistemas de notificaciones tienden a generar fatiga de alertas en lugar de priorizar
Direcciones exploradas
Un sprint de diseño de tres días con mapeo de «jobs to be done», agrupación por afinidad y bocetos rápidos de conceptos, y después priorización por impacto frente a esfuerzo.
Convergimos en «ClearDesk»: un panel adaptado a cada rol que muestra a cada tipo de usuario solo lo que necesita y sustituye la navegación heredada por un modelo mental centrado en la tarea.
Cinco recorridos, tres roles
Cinco recorridos para tres roles (responsable de RR. HH., jefe de equipo, empleado). El flujo prioritario es el proceso de selección de principio a fin, que el diseño pretende reducir de once pasos a cuatro.
- De la oferta al proceso de candidatos - creador de ofertas en una pantalla con plantillas inteligentes y publicación automática en portales de empleo
- De la revisión del candidato a la oferta - ficha unificada del candidato con programación de entrevistas, recogida de comentarios y generación de la oferta integradas
- Incorporación de empleados - lista de incorporación automatizada asignada por rol, con seguimiento del avance para RR. HH. y para la persona que se incorpora
- Ciclo de evaluación del desempeño - formularios de evaluación con plantillas, recordatorios automáticos, nominación de pares y aprobación del responsable en un solo flujo
Wireframes
Objetivo de diseño: un proceso de selección en cuatro pasos en lugar de once.
Wireframes de 34 pantallas clave de la plataforma, desde bocetos de baja fidelidad hasta maquetas de fidelidad media basadas en componentes, en cuatro rondas de iteración, dibujadas para lectura de izquierda a derecha (francés) y de derecha a izquierda (árabe).
Sistema visual
La dirección visual debe transmitir confianza, claridad y profesionalidad sin resultar burocrática: una paleta de azul marino profundo y blanco cálido con un acento turquesa para los estados y acciones positivos, y una jerarquía tipográfica estructurada con espaciado generoso para que las pantallas con muchos datos respiren.
Cómo lo probaríamos
El prototipo de alta fidelidad en Figma cubre los cinco flujos principales. No se ha probado con usuarios reales; el plan son sesiones moderadas con personas de cada uno de los tres roles y Maze para tareas de referencia no moderadas, antes de cualquier desarrollo.
El criterio para un software de RR. HH.: un usuario nuevo nunca debería necesitar un manual.
Iteraciones de diseño
Iteración 1: Una pantalla de revisión de candidatos de tres paneles condensada en una ficha unificada con secciones desplegables. Objetivo de diseño: menos pantallas por acción sobre un candidato.
Iteración 2: La barra lateral heredada se sustituyó por una barra de comandos contextual y un panel filtrado por rol. Objetivo de diseño: que un usuario nuevo de RR. HH. se oriente sin formación.
AntesDespuésEl diseño propuesto
La propuesta, «ClearDesk», es una experiencia de RR. HH. unificada y adaptada a cada rol, diseñada para escalar de equipos pequeños a grandes empleadores. Sus funciones principales:
- Panel adaptado al rol con colas de tareas personalizadas y notificaciones inteligentes
- Proceso de selección en 4 pasos con puntuación de candidatos en línea y generación de ofertas con un clic
- Flujos de incorporación automatizados con seguimiento de avance en tiempo real
- Gestión masiva de empleados con filtros avanzados y exportación a CSV
- Motor de evaluación del desempeño con plantillas configurables y recordatorios automáticos
- Analítica de plantilla en tiempo real con informes personalizados exportables
- Diseño responsive con paridad de funciones en tableta y móvil
- Francés y árabe con diseños completos de derecha a izquierda
Objetivos de diseño
11 → 4 Pasos del proceso de selección (diseño) Días, no semanas Objetivo: tiempo para que un usuario nuevo de RR. HH. sea productivo Menos herramientas Objetivo: tareas que ya no necesitan una hoja de cálculo
Son objetivos de diseño de un estudio conceptual, no resultados medidos: la plataforma no se ha construido ni probado con usuarios reales.
Lo que nos enseñó el estudio
- Los usuarios de RR. HH. en la empresa se guían mucho por procesos - cualquier rediseño debe encajar con sus modelos mentales actuales antes de introducir patrones nuevos
- La arquitectura de información por roles no es opcional a escala empresarial - mostrar todo a todos destruye la usabilidad
- Las interfaces con muchos datos necesitan más espacio que más funciones
- Implicar a usuarios reales como codiseñadores acortaría los ciclos de validación, lo primero que cambiaríamos
- Las funciones de evaluación del desempeño son delicadas a nivel emocional - el tono y los microtextos importan tanto como la funcionalidad
Si esto se construyera
- Validar los flujos con usuarios reales de RR. HH. antes de cualquier desarrollo
- Añadir búsqueda en los expedientes de empleados y candidatos
- Ofrecer una API para conectar con herramientas de nómina y contabilidad
- Añadir cribado asistido por IA solo con revisión humana y una política de datos documentada
